E-Mail konfigurieren

Im Menü „Einstellungen“ gelangt man mit dem Befehl „E-Mail konfigurieren“ zu den Grundeinstellungen zum Versenden von E-Mails an Patienten, wie Terminerinnerung oder andere Anschreiben. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen zuerst einige grundsätzliche Daten eingegeben werden.

Hinweis: Zur Navigation zwischen den verschiedenen Einstellungen klicken Sie das Einblendmenü „Edit“ und wählen die gewünschte Einstellung aus.

In diesem Bereich gibt der Administrator die erforderlichen Zugangsdaten für den SMTP-Server zum Versenden von E-Mails ein.

Zusätzlich können unter „General Settings: Mail-Server“ weitere Einstellungen vorgenommen werden:

• „Automatischer Mail-Prozess“: Dieser Button wird nur in der Einzelplatzversion der Anwendung angezeigt. Hiermit kann ein lokaler Prozess gestartet bzw. gestoppt werden, um automatisch im Hintergrund Termin E-Mails zu versenden.

Hinweis: Damit Termin E-Mails versendet werden, müssen Sie auch die gewünschten Optionen unter „General Settings: Appointment & Reminders“ aktiviert haben!

• E-Mail from: E-Mail Adresse für den automatischen Mail-Versand an Patienten

• Default Receiver: während einer Testphase werden E-Mails nicht an die beim Patienten hinterlegte E-Mail, sondern an die hier hinterlegte Adresse versendet.

• Error Receiver: E-Mail-Rückläufer (von z.B. fehlerhaften oder veralteten E-Mail-Adressen) von dem automatischen Mail-Versand an Patienten werden an die hier hinterlegte Adresse versendet.

• „Message-ID“: dient der Verifizierung einer versendeten E-Mail gegenüber den E-Mail Servern, die die empfangene E-Mail verarbeiten. Es sollte immer, wie abgebildet, das „@“-Zeichen und der Domainname Ihrer E-Mail eingeben werden (also wie abgebildet z. B. @example.de“).

• „Time Out sending“: gibt an, wie viele Sekunden versucht wird eine Verbindung zum SMTP-Server herzustellen, bevor der Versuch abgebrochen wird.

• „Time Out PING“: gibt an, wie viele Sekunden versucht wird eine Verbindung zum SMTP-Server zu prüfen, bevor der Versuch abgebrochen wird. Dieser PING wird vor jedem versenden einer E-Mail durchgeführt, um sicherzustellen, dass die E-Mail auch wirklich versendet werden kann.

• „Process sleeping“: gibt an, wie viele Minuten der Prozess für den automatischen Mail-Versand „schläft“, nachdem er geprüft hat, ob E-Mails versendet werden können. Hinweis: In einer Client-Server Umgebung gilt diese Wartezeit für den Mail-Prozess, der auf dem 4D-Server arbeitet.

• „E-Mails per session“: Wenn Sie keinen eigenen Mail-Server verwenden, sondern Ihre E-Mails über einen Server eines Providers, wie z. B. Strato oder 1&1 versenden, gibt es, je nach Provider, Anzahlbegrenzung für den Versand von E-Mails in einem bestimmten Zeitraum. Wird diese Obergrenze überschritten, kann es sein, dass Ihr E-Mail-Versand als Spam-Versand eingestuft und Ihr E-Mail-Account gesperrt wird. Hinweis: Bitte klären Sie mit Ihrem Provider, wo die Obergrenze für welchen Zeitraum liegt. Ggfs. müssen Sie die Vorgaben anpassen. („Process sleeping“ und „E-Mails per session“ an den Zeitraum / Anzahl).

Termine und Anschreiben können per E-Mail versendet werden. Dabei kann mit den gezeigten Optionen für bestimmte Typen von E-Mails ein automatisierter Versand durch den iCare-Server konfiguriert werden, wodurch die E-Mails nicht mehr vom Computer eines Benutzers von iCare versendet werden, sondern vom Computer, auf dem der iCare-Server installiert ist.

Hinweis: Die automatischen Sendefunktionen werden aber immer nur für die Patienten ausgeführt, bei denen die entsprechenden Optionen aktiviert wurden. Bitte lesen Sie dazu das entsprechende Kapitel über „Termine per E-Mail“ im Kapitel „Patienten-Fenster“.

Unter „General Settings: Appointment & Reminders“ können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• „Automatische Termin E-Mail [E] & [MM]”: aktiviert den automatischen Versand für neu vergebene Termine ([E]= Erinnerung bzw. Terminbestätigung, [MM]= Terminverschiebung).

• „Minuten Wartezeit nach Anlage oder Verschiebung der Buchung, bevor E-Mail versendet“: durch die Eingabe von z.B. 5 oder mehr Minuten, wird die E-Mail erst nach Ablauf der eingegeben Zeit versendet. Dadurch hat der Anwender Zeit, mehrere Termine für einen Patienten zu vergeben oder zu korrigieren, ohne dass sofort immer eine E-Mail versendet wird

• „Automatische Erinnerungs E-Mail bei Terminverschiebung [MM]“: aktiviert den automatischen Versand für Termine, die auf einen anderen Zeitpunkt verschoben wurden. Diese E-Mail wird nur dann versendet, wenn der Patient bereits eine „normale“ Termin-E-Mail erhalten hat.

• „Um XY Uhr sende automatische Erinnerungen [RM] oder [NT] “: definiert den Zeitpunkt, an dem der iCare-Server E-Mails mit Termin-Erinnerungen und Hinweisen für neue Termin-Absprachen versendet. ([RM]= Reminder-Email, [NT]= Erinnerung „neuen Termin vereinbaren“).

• „Erinnerung für Montags-Termin sende am gewählten Tag“: definiert den Wochentag, an dem der iCare-Server E-Mails mit Termin-Erinnerungen für Montagstermine versendet.

• „Sende gewähltes Mail-Template nach der Erinnerungsmail“: definiert den Inhalt einer zusätzlichen automatischen E-Mail, die nach der Erinnerungsmail an die Patienten noch zusätzlich versendet wird, z.B. können so bestimmte Patienteninformation versendet werden.

• „Automatische Erinnerungs E-Mail [RM]”: aktiviert den automatischen Termin-Erinnerung-Versand von bereits gebuchten Terminen. Zudem können Sie hier noch bestimmen wie viel Tage vor dem Termin, noch mal eine Erinnerung an den Patienten versendet wird.

• „Automatische Erinnerungs E-Mail für neue Terminvereinbarung [NT]„: aktiviert Versand von E-Mails an Patienten, deren Behandlungs-Intervall abläuft und die noch keinen neuen Termin vereinbart haben. Dabei wird entsprechend der Eingabe einmalig eine E-Mail XY Tage vor Ende des Behandlungs-Intervalls versendet.

• „Sende Termine auch als ICS-Kalender Datei“: die Termine werden in einer ICS-Datei zusammen mit der E-Mail versendet. Damit können Patienten mit einem entsprechenden Kalender-Programm diesen Termin ohne Tipparbeit in ihren Kalender übernehmen. Hinweis: Unterstützt wird diese Funktion von dem Kalender-Programm unter macOS-, iOS- und, mit einer entsprechenden Programmerweiterung, Android-Systemen.

• „Wenn automatische Reminder nicht versendet werden, zeige eine Warnung beim Login der Benutzergruppe 'Secretary'„: aktiviert einen Warnhinweis beim Login der definierten Benutzergruppe, sollte der automatische Versand von Erinnerungs-E-Mails nicht erfolgen.

• „Sende ‘Automatics’ als Testmail an ‘Default Receiver’: bei aktivierter Option werden E-Mails während einer Testphase nicht an die beim Patienten hinterlegte E-Mail, sondern an die unter „General Settings: Mail-Server“ hinterlegte E-Mail unter ‘Default Receiver’ versendet.

In diesem Bereich können die gewünschten Infos bzw. E-Mail-Inhalte, der automatisch versendeten Erinnerungsemails durch den iCare-Server, konfiguriert werden.

Unter „General Settings: Infos Appointment & Reminders“ können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• „Sprache“: über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie die Infos bzw. E-Mail-Inhalte der jeweils verwendeten Sprachen.

• „Kalender Ort“: definiert die Ortsangabe in der ICS-Datei für die Funktion "E-Mails als ICS-Kalender versenden".

• „Kalender URL“: definiert die URL Ihrer Webseite in der ICS-Datei für die Funktion "E-Mails als ICS-Kalender versenden".

• „Kalender Titel“: definiert den Titel des Termins im Kalender aus der ICS-Datei (siehe auch Funktion: "E-Mails als ICS-Kalender versenden"). Neben dem gewünschten Text können auch die Textbausteine „#DoctorName#“ für den Arzt bzw. Chiropraktor und / oder „TName“ für den Terminnamen verwendet werden. Hinweis: Über den „Dreieck“-Button rechts neben der Eingabefläche können Sie die gewünschten Textbausteine auswählen und einfügen.

• „Zeit Stempel 1.1“: Text für den Textbaustein „#TimeStamp#“ mit dem der jeweilige Termin beschrieben werden kann. In ihm können diverse Textbaustein aus dem Einblendmenü neben dem Textfeld eingefügt werden.

• „Zeit Stempel-2.1“: Text für den Textbaustein „#TimeStampMoved#“ mit dem der jeweilige Termin beschrieben werden kann. In ihm können diverse Textbaustein aus dem Einblendmenü neben dem Textfeld eingefügt werden. Hinweis! Dieser Textbaustein darf nicht zusammen mit dem Textbaustein „TimeStamp“ in einer E-Mail verwendet werden, da „#TimeStampMoved#“ die Funktion von „#TimeStamp#“ mit abdeckt!

• „Patient Info“: bei Bedarf kann ein Zusatztext definiert werden für den Textbaustein „#InfoStamp#“. Dieser Text wird dann in der „Appointment & Reminders“-E-Mail sowie in der ICS-Datei zusätzlich eingefügt. Für die ICS-Datei muss dazu die Option „Sende ‘Patienten Info’ auch als Notiz in der ICS-Datei“ aktiviert werden.