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Allgemeine Einstellungen

Der Menüpunkt „Einstellungen“ ist der administrative Bereich von iCare. Die nötigen Rechte, um in den Einstellungen arbeiten zu können, müssen im Benutzer Setup entsprechend freigeschaltet werden. Die Freischaltung kann nur der „Master“ oder ein Benutzer mit administrativen Rechten vornehmen.

Der Befehl „Allgemeine Einstellungen“ im Menü „Einstellungen“ öffnet das Eingabeformular für grundsätzliche Einstellungen von iCare.

Patienten-Fenster (Patient | Infos | Tracer)

Unter „Patient | Infos | Tracer“, im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können verschiedene Funktionen in Verbindung mit der alltäglichen Nutzung der Patientenakte (Patienten-Fenster) eingestellt und automatisiert werden.

So kann hier die Einstellung gewählt werden, wie sich das Programm beim Nutzen des "Patienten-Tabs" im Programmfenster "Patienten-Fenster" verhalten soll, wenn derselbe Patient gleichzeitig in mehreren „Patienten-Fenstern“ an einem Arbeitsplatz oder bei zwei oder mehr Mitarbeitern (Arbeitsplätze) angezeigt bzw. bearbeitet wird:

Option „Keine Version-Prüfung beim sichern der Patienten-Daten„:

Derjenige der jeweils zuletzt seine Änderungen sichert, überschreibt alle vorher selbst oder von anderen Mitarbeitern eingegebene Werte. Dies kann ein Problem sein, wenn neuere Werte von alten überschrieben werden.

Option „Zeige Unterschiede beim sichern von älteren Versionen der Daten“:

Es können gleichzeitig Daten eingegeben werden. Haben zwei Mitarbeiter unterschiedliche Daten für denselben Patienten ergänzt und sichern diese kurz hintereinander, wird dem später sichernden zweiten Mitarbeiter in einem Dialog angezeigt, welche Unterschiede es zwischen seiner und der kurz vorher gesicherten Version der Daten gibt:

Hinweis: Ein gleichzeitiges sichern ist nicht möglich und wird durch eine entsprechende Meldung angezeigt und verhindert.

Folgende Optionen können nun vom Anwender im angezeigten Dialog-Fenster gewählt werden:

Hinweis: Die Versionsnummer wird nach jedem Sichern der Daten um eins erhöht.

Option „Gleiche Patienten-Daten können nicht gleichzeitig geändert werden“:

Nur der Anwender, der den Tab „Patient“ eines bestimmten Patienten zuerst öffnet, kann auch Daten eingeben. Wird der Tab „Patient“ zusätzlich in einem zweiten Fenster oder von einem anderen Mitarbeiter geöffnet, können die gespeicherten Daten nur betrachtet aber nicht geändert oder ergänzt werden. Erst wenn der erste Anwender einen anderen Tab anklickt (z. B. „Termine“), oder die Daten eines anderen Patienten in diesem Fenster öffnet, können im Bereich „Patient“ wieder Daten von einem anderen Mitarbeiter eingegeben und gespeichert werden.

Hinweis: Um die Felder wieder in den Eingabemodus zu schalten, muss entweder kurz auf einen anderen Tab (z. B. „Termine“) gewechselt werden. Sollte die Eingabe nach wie vor nicht möglich sein, war ein anderer Anwender allerdings schneller.

Des Weiteren können hier folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Option „Aktiviere alle Mail-Optionen für einen neuen Patienten“:

Mit dieser Option werden automatisch beim Anlegen eines Neupatienten in der Patientenakte (Patienten-Fenster), im Tab "Termine", alle Mail-Optionen Checkboxen im Bereich "Termine & E-Mails" aktiviert.

Hinweis: Die Patientenmanagement-Funktion „automatischer E-Mail-Versand“ muss generell einmal im Vorfeld durch Ihren Administrator aktiv geschaltet werden, damit das System automatisch E-Mails an Patienten versendet. Siehe auch „General Settings / Appointment & Reminders“.

Option „Erzeuge neuen Standard-Bilder-Set bei Erstbesuch eines Patienten“:

Beim Erstbesuch eines neuen Patienten wird automatisch ein „Bilder-Set“ im Programmfenster "Bilder und Dokumente" sowie in der Patientenkartei im Tab "Bilder", mit den von Ihnen definierten „Standard-Bilder“ angelegt, sobald beim Erstbesuch des Patienten der Button „Ankunft“ in der Patientenkartei geklickt wird.

Option „Zeige das Feld 'Kategorie' unter dem Tab 'Patient' “:

Mit dieser Option bestimmen Sie, ob das Feld „Kategorie“ im "Patient" Tab des Patienten-Fensters sichtbar ist oder nicht. Es gibt Kategorie A bis C in die Sie Patienten einteilen und im System speichern können.

Über die Suchfunktion des Programmfensters "Tägliche Arbeiten" im Tab „Patient“, können Sie gezielt nach Patienten einer bestimmten Kategorie suchen, z.B. alle Patienten der Kategorie A werden dann im Programmfenster „Tägliche Arbeiten“ im Tab „Patient“ gelistet angezeigt (Lupe -> Befehl "Patienten.." -> Kategorie-Suchfeld verwenden)

Option „Zähle Besuche nur wenn Differenz zwischen Besuchen kürzer als 12 Monate“:

Mit dieser Option können Sie die Anzeige „∑ Besuche“ im Patienten-Fenster des "Patient"-Tabs bestimmen. Bei dieser Funktion wird die Gesamtzahl der Behandlungen (Termine) vom Patienten in Ihrer Praxis gezählt und je nach Einstellungen im Patienten-Fenster angezeigt.

Option „Unter Termine zeige zuerst den Tab: ….“:

Mit dieser Option können Sie festlegen was im Patienten-Fenster, beim Öffnen des Tabs "Termine" als Übersicht im unteren Fensterbereich angezeigt wird. Zur Auswahl steht Ihnen folgendes: Abläufe, Mail-Archive, Dokumenten-Archiv, Merkmale, Logdaten.

Patienten-Fenster (Journal-Daten)

Im Bereich „Journal Daten“, des Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können Sie die Einstellungen wählen, welche beim Patienten gespeicherten Journal Daten automatisch auf den Quittungen / Rechnungen erscheinen sowie Standart-Diagnosen und die Journal-Darstellungen der Journal-Typen bestimmen.

Option „Optionen zum drucken & prüfen von Journal Daten bei Rechnungen“:

In diesem Bereich können Sie die Einstellung wählen, welche Diagnosen und Notizen aus den Journal Daten der Patientenakte automatisch auf der Quittung / Rechnung erscheinen oder auch nicht erscheinen. Weitere Infos dazu siehe auch Patienten-Fenster / Journal-Tab / Ausdruck von Diagnosen & Diagnosen-Notizen für Rechnungen.

Option „Zeige bei hierarchischen Journal-Listen nur an, wenn der Journal-Typ aufgeklappt wird“:

Mit dieser Option bestimmen Sie die Darstellung des Auswahlmenüs „Kategorie“ der Journal-Typen in der Patientenakte des "Journal" Tabs. Durch die Aktivierung der Checkbox werden die Unterpunkte der jeweiligen Kategorie nur angezeigt, wenn man auf die jeweilige Kategorie klickt:

Ist die Checkbox nicht aktiviert werden die Unterpunkte aller gelisteten Kategorien untereinander angezeigt:

Mit der Option „Zeige immer nur den Inhalt einer hierarchischen Ebene an“ können Sie zu dem noch bestimmen, wie die Darstellung erfolgt, wenn Sie mehrere Kategorien hintereinander anklicken. Ist die Checkbox aktiviert wird immer nur das jeweilige Untermenü der aktuell genutzten Kategorie angezeigt.

Ist die Checkbox nicht aktiviert werden die Unterpunkte aller bereits angeklickten Kategorien untereinander angezeigt.

Option „Standard Diagnose-Einträge bei (Erst)-Besuch von Patienten“:

Hier können über den Button „Liste der Journal-Daten“ definierte Journaldaten per Drag & Drop in den Listenbereich gezogen werden, die dann, in Abhängigkeit von der gewählten Option, automatisch bei Ankunft des Patienten in seinem Journal-Bereich angelegt werden bzw. automatisch auf dem Ausdruck der Rechnung erscheinen.

Durch Klicken der rechten Maustaste auf das Feld „Aktion“ stehen die vier folgenden Optionen zur Auswahl:

Wird mehr als ein Eintrag in die Liste übernommen, kann für jedes Journal eine eigene Option gewählt werden.

Patienten-Fenster (Evaluation)

Unter „Evaluation“, im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können Sie die Darstellungsform (Ansicht) im "Evaluation" Tab des Patienten-Fensters konfigurieren.

Option „Zeige nur die Evaluations der angegebenen Anzahl an Behandlungen an …'“:

Mit dieser Option können Sie die Anzahl der Evaluation-Informationen bestimmen, die im Evaluation-Tab in der Übersicht angezeigt werden. Beispiel Einstellung 2 Stück:

Option „Wenn bei einer Terminart die Option 'Zeige nicht in Evaluation' aktiviert ist, zeige die dazugehörige Buchung nicht in Evaluation an“:

Diese Option ist hilfreich, wenn Sie z.B. Vorträge oder ähnliche Termin-Typen in Ihrer Praxis anbieten, die nichts mit der eigentlichen Behandlung zu tun haben und diese auch nicht in der Behandlungsdokumentation (Evaluation) auftauchen sollen. Mehr Infos zum Thema Termin-Typen finden Sie auch unter Menü MedPlan / Kalender.

Option „Beispiel-Text - Hintergrundfarbe für Spalte 'Kürzel' bei Abwesend-Zeile“:

Wenn ein Patient sein Termin absagt, können Sie verschiedene Gründe für Ihre Dokumentation wählen, die dann in der Patientenkartei hinterlegt werden. Beim Arbeitsschritt der Terminlöschung aus dem Kalender, können Sie im Programmfenster „Absent / Delete Time“ optional die Checkbox „Speicher auch als Evaluation-Info“ wählen, um die Terminabsage auch in der Evaluation zu dokumentieren.

Mit dieser Option „Hintergrundfarbe für Spalte 'Kürzel' bei Abwesend-Zeile“ können Sie die Hintergrundfarbe festlegen, mit der die Info hinterlegt wird. Hier ein Beispiel mit der Farbe hellgrün:

Option „Beispiel-Text - Hintergrundfarbe für Spalte 'Kürzel' Info“:

Mit dieser Option können Sie die Hintergrundfarbe des Evaluation-Info-Kürzels im Evaluation-Tab bestimmen. Beispiel Einstellung: rotorange:

Option „Zeichengröße Spalte 'Adjustment'“:

Hier können Sie für das Evaluation-Tab die Schriftgröße für die Spalte „Justierung“ einstellen.

Patienten-Fenster (Rechnungen)

Unter „Rechnungen“, im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können Sie verschiedene Konfigurationen für den Abrechnungsvorgang im Tab "Rechnungen" des Patienten-Fensters wählen.

Option „Zeige alle Quittung & Rechnungen und nicht nur 'Offene Beträge''“:

Mit dieser Option können Sie die automatische Voreinstellung des Auswahlmenüs „Termin-Dat. und Start-Zeit“, sprich die Ansicht von Beträgen im Übersichtsfeld „Zahlungen Beschreibung Preis“ konfigurieren. Bei der Aktivierung der Checkbox werden Ihnen beim Öffnen des „Rechnungen“-Tabs alle Beträge angezeigt:

Bei Inaktivierung nur die „Offenen Beträge“ (dient z.B. zur besseren Übersicht beim Bezahlvorgang):

Option „Textfarbe nicht bezahlter Positionen'“:

Hier können Sie eine bestimmte Textfarbe für nicht bezahlte Positionen einstellen, die bei der Ansicht im Übersichtsfeld des Tabs „Rechnungen“ angezeigt wird. Wie hier im Beispiel in der Farbe Rot dargestellt:

Nach getätigten Zahlungsvorgang erscheint die Position in der Textfarbe Schwarz.

Option „Beim Rechnungs-Tab füge Leerzeile im Einblendmenü von 'Zahlt gewöhnlich' ein'“:

Mit dieser Option können Sie die Anzeige des Auswahlmenüs „Zahlt gewöhnlich“ im Patienten-Fenster / Rechnung-Tab bestimmen.

Beispiel „Option nicht aktiviert“:

Beispiel „Option aktiviert“:

Option „Im 'Bezahlen' Dialog aktiviere immer die Optionen'“:

Durch Aktivieren der Checkbox „Quittung“ oder „Rechnung“ bestimmen Sie die automatische Voreinstellung des Programmfenster „Bezahlen“, welches im Rahmen der Abrechnung auftaucht.

Je nach Wahl, erstellt das System nach erfolgtem Bezahlvorgang automatisch eine Quittung oder Rechnung. Der Nutzer hat aber auch die Möglichkeit während des Bezahlvorgangs im „Bezahlen“-Programmfenster die Einstellung manuell zu verändern.

Option „Deaktiviere die Option „Bezahlen mit Guthaben“ auch wenn ein Guthaben vorhanden ist“:

Mit dieser Option bestimmen Sie die automatische Voreinstellung des „Bezahlen“-Programmfensters bezüglich der Aktivierung der Checkbox „Verknüpfe neues Guthaben mit Patient, sprich wird beim Bezahlvorgang das Guthaben automatische beim Patienten hinterlegt oder erst durch eine manuelle Auswahl der Checkbox.

Option „Aktiviere im Druck-Dialog immer die Optionen 'Drucke keine Guthaben-Zahlungen für Krankenkassen'“:

Durch Aktivieren der Checkbox bestimmen Sie die automatische Voreinstellung des Programmfensters „Drucken“ im Rahmen der Abrechnung bzw. Rechnungsstellung. Das heißt, es werden mit der Aktivierung dieser Option keine Guthabenzahlungen / Vorauszahlungen auf einer Sammelrechnung, wie z.B. einer Monatsendrechnung aufgeführt. Grund: die meisten Krankenkassen erstatten keine Rechnungen mit Guthabenpositionen.

Patienten-Fenster (Hinweise)

Unter „Hinweise“, im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können Sie verschiedene Hinweise für das Arbeiten mit dem Patienten-Fenster konfigurieren, wie z.B. Hinweise beim Öffnen einer Patientenkartei.

Option „Meldung beim öffnen des Patienten durch Empfang, wenn die Letzte Behandlung mehr als …“:

Durch Aktivierung der Checkbox und die Eingabe der zurückliegenden Tage, z.B. 365, wird ein Hinweis beim Öffnen des Patienten-Fensters vom System gezeigt wenn die letzte Behandlung / Besuch (wie hier angegeben) über 365 Tage zurück liegt. Zudem können Sie Ihren individuellen Hinweistext für diese Option konfigurieren.

Option „Hinweis bei nicht aktivierten Merkmalen“:

Im Patienten-Fenster / Termine-Tab, unter „Merkmale“ sind Abläufe hinterlegt, die für die Durchführung eine Zustimmung des Patienten benötigen, wie beispielsweise „senden E-Mail erlaubt“, „DSGVO ist unterschieben“, „Foto erlaubt“ etc.

Durch Aktivierung der jeweiligen Merkmale-Checkbox, unter Allgemeine Einstellungen / Hinweise, können Sie die Voreinstellung wählen, wenn bestimmte Merkmale im Patienten-Fenster nicht aktiviert sind, ein Hinweis beim Öffnen der Patientenkartei kommt, diese Merkmale noch beim Patienten abzufragen.

Auch hier können Sie Ihren individuellen Hinweistext für diese Option konfigurieren.

Option „Hinweis bei Ankunft von Patient“:

Hier können Sie verschiedene Voreinstellungen vornehmen bezüglich „Hinweis bei Ankunft von Patient“.

Hinweis! Individuelle User-Konfigurationen der Hinweis-Funktion können unter „Einstellungen“ / „Benutzer konfigurieren“ / "Tab Option I" getätigt werden.

Tägliche Arbeiten (Optionen)

Unter „Optionen“ (Tägliche Arbeiten) im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können folgende Funktionen und Darstellungen in Verbindung mit der Nutzung des Programmfensters "Tägliche Arbeiten" eingestellt und automatisiert werden:

Kalender (Optionen)

Unter „Optionen“ (Kalender), im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können verschiedene Funktionen und Darstellungen in Verbindung mit der Nutzung des Programmfensters "Kalender" eingestellt und automatisiert werden.

Option „Textfarbe für Hinweis ´Tag´, 'Zeit' oder 'Patient':

Hier können Sie die Textfarbe für Hinweise einstellen, die als Info unter "Tag", "Zeit" und "Patient" im Programmfenster "Kalender" hinterlegt sind und im Kalender farblich dargestellt werden. Im Folgenden rot dargestellt:

Option „Klick auf Knopf …“:

Mit dieser Option bestimmen Sie, auf welchen Wochentag beim Nutzen des Buttons “>„ und “»„ sowie “<„ und “«„ (obere Button-Reihe im Programmfenster „Kalender“) die Kalenderansicht um eine bzw. mehrere Wochen automatisch weiter- bzw. zurückspringt.

Bei Aktivierung „zeigt immer denselben Tag in der gewählten Woche an“ springt der Kalender immer auf den jeweils aktuellen Wochentag, beispielsweise heute ist Mittwoch und Sie klicken heute einer der o.g. Buttons, springt der Kalender immer auf einen Mittwoch der jeweils ausgewählten Woche:

Bei Aktivierung „zeigt immer Montag in der gewählten Woche an“ springt der Kalender immer auf den Wochentag Montag in der jeweils gewählten Woche:

Option „Textfarbe für Knopf 'Heute' und Tages-Name“

Hier können Sie die Textfarbe bestimmen für die Darstellung des aktuellen Wochentages und dem Button „Heute“. Im Folgenden hellblau dargestellt:

Option „Textfarbe für Wochenend- & Ferientage im Register“:

Hier können Sie die Textfarbe bestimmen für die Kalenderdarstellung von Wochenend- & Ferientagen. Im Folgenden rot dargestellt:

Mit dem Auswahlmenü „Zeige in Farbe die folgenden Tage …“ können Sie zu dem noch bestimmten welche Tage farblich dargestellt werden, wie beispielsweise „nur Sonntag“, „nur Ferientage“, „Wochenende“, „Ferientage & Wochenende“ etc.

Option „Zeige Termin-Zeit in derselben Farbe wie Termin-Art wenn die maximale Anzahl an Patienten gebucht wurde“:

Mit dieser Option bestimmen Sie die Darstellung der Zeile „Termin-Zeit“. Je nach Konfiguration und Termin-Art (Termin-Typ) können ein aber auch mehrere Patienten pro Terminzeit / Termin-Art gebucht werden. Ist diese Option aktiviert, wird bei maximaler Anzahl gebuchter Patienten pro Termin-Art auch die Terminzeit in der gleichen Farbe wie die der Termin-Art dargestellt. Im Folgenden orange dargestellt:

Ist die Option nicht aktiviert, bleibt die Darstellung der Terminzeit farblos, wie hier im Beispiel 14Uhr:

Zudem können Sie mit der Option „Gleiches Verhalten bei Pausen (0I0)“ das gleiche Farbverhalten wie eben beschrieben für die Pausenzeiten im Kalender einstellen.

Option „Zeige ein “-„Zeichen anstelle von (0I0)“:

Hier können Sie die Pausendarstellung im Programmfenster „Kalender“ bestimmen. Je nach Bedarf kann die Pause mit einem Strich (-) oder mit zwei Nullen (0I0) dargestellt werden.

Option „Für geschlossene Termin zeige „closed“ anstelle von (0IX)“:

Hier können Sie die Darstellung von Terminen im Kalender bestimmen, die über den „Schließen“-Button im Kalender geschlossen worden sind. Je nach Darstellung wird der geschlossene Termin mit „closed“ oder mit Zahlen (0IX) dargestellt. Siehe folgende Beispiele:

Option „Zeige das Arzt-Kürzel vor dem Termin-Namen im Auswahlmenü für Terminänderungen“:

Mit dieser Option bestimmen Sie, ob bei dem Vorgang "Terminänderungen" im Auswahlmenü die Arzt-Kürzel vor den Termin-Namen angezeigt werden oder nicht. Siehe folgende Beispiele:

Zudem können Sie mit der Option „Bei der Auswahl eines neuen Termins, sortiere die Terminarten nach Arzt-Namen“, die Darstellung im Auswahlmenü nach Arzt unterteilen.

Option „Zeige den Standard Termin-Typ des Arztes im Einblend-Menü“ (Text für [Default Type]):

In diesem Eingabefeld bestimmen Sie die Bezeichnung, die im Programmfenster "Kalender" (Tageskalender) hinter dem Standart-Termin des jeweiligen Arztes steht. So ist z.B. im Praxisalltag der Standart-Termin optisch schnell erkennbar bei der Terminvergabe bzw. Termingestaltung. Der Standart-Termin spielt u.a. auch eine wichtige technische Funktion in Verbindung mit dem Online-Booking-Tool.

Option „Standard-Auswahl im Dialog-Fenster zum Löschen von Terminen:„

Hier können Sie verschiedene Standard-Auswahl-Voreinstellungen bestimmen, die beim Löschen von Patiententerminen aus dem Kalender im Dialog-Fenster „Abend / Delete Time“ angezeigt werden.

Mit der Checkbox „Aktiviere Option auch als Evaluation-Info“ können Sie festlegen, ob die Löschung des Termins und die Information dazu automatisch in der Evaluation hinterlegt wird. Mehr Infos zu dieser Funktion siehe auch Kalender / Patiententermine löschen.

Option iCloud-Kalender

Die Termine aus dem iCare Kalender können bei Bedarf in den iCloud-Kalender kopiert werden. In dieser Option können Sie Einstellungen dazu vornehmen.

Kalender (Online Termin-Buchung)

Unter „Online Termin-Buchung“ (Kalender), im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können verschiedene Funktionen in Verbindung mit dem Online-Booking iCare Tool eingestellt und automatisiert werden.

Webformular (Einstellungen)

Unter „Webformular“ (Einstellungen / Einstellungen alter Formular-Stil), im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können verschiedene Funktionen in Verbindung mit dem Webformular iCare Tool eingestellt und automatisiert werden.

Chat Fenster (Optionen)

Unter „Chat Fenster“ (Optionen), im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können verschiedene Funktionen in Verbindung mit der iCare Chat Funktion eingestellt und automatisiert werden.

Benutzer (Optionen)

Unter „Benutzer„ (Optionen), im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können verschiedene Funktionen für den einzelnen Benutzer eingestellt und automatisiert werden.

iCare Arbeitsplätze (Optionen-Computer)

Unter „iCare Arbeitsplätze“ (Optionen-Computer), im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können verschiedene Funktionen für den iCare Arbeitsplatz eingestellt und automatisiert werden.

iCare Arbeitsplätze (Optionen-iPad)

Unter „iCare Arbeitsplätze„ (Optionen-iPad), im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können verschiedene Funktionen für den iCare Arbeitsplatz am iPad eingestellt und automatisiert werden.

iCare Optionen (iCare Backup)

Unter „iCare Optionen“ (iCare Backup), im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können verschiedene Funktionen für einen Backup eingestellt und automatisiert werden.

iCare Optionen (iCare & Sipgate)

Unter „iCare Optionen„ (iCare & Sipgate), im Programmfensters „Allgemeine Einstellungen iCare“, können verschiedene Funktionen für Sipgate eingestellt und automatisiert werden.

Sipgate wird in Verbindung mit dem iCare-Telemodul verwendet. Die Telemodul-Funktion ist nicht mit jeder Telefongesellschaft kompatibel, aktuell funktioniert das iCare Telemodul nur mit dem Anbieter Sipgate. Für weitere Informationen nehmen Sie bitte mit dem iCare-Kundenservice Kontakt auf.