E-Mail Vorlagen

Um schnell und ohne viel Aufwand unterschiedliche Standard-E-Mails an Patienten zu versenden, können Sie E-Mail-Vorlagen (Templates) definieren und speichern. Diese können dann im eigentlichen E-Mail-Versand-Programmfenster (Patienten-Fenster) schnell ausgewählt und versendet werden.

Die Vorlagen für den automatischen E-Mail-Versand als auch die Vorlagen für den nicht automatischen E-Mail-Versand sind in diesem Bereich gesammelt.

Zudem können die Mail-Templates sortiert und es kann ihnen als Ordnungskriterium ein bestimmter Mail-Type zugewiesen werden.

Im linken Bereich des Programmfensters sehen Sie eine Liste mit den vorhanden Vorlagen. Im darüber befindlichen Einblendmenü „Zeige:“ kann zwischen der Anzeige von allen Vorlagen (Templates), den Templates für automatische E-Mails und den übrigen E-Mail Vorlagen, gewechselt werden.

Die Liste der vorhandenen E-Mail-Vorlagen (Templates) beinhaltet eine Spalte mit einer Beschreibung des Templates, einer Spalte „Aktiv“ (ein Haken wird angezeigt, wenn das Template für die Verwendung frei geschaltet wurde) und einer Spalte „DL“ (Kürzel für „Default Language”), die die gewählte Standard-Sprache des jeweiligen Templates anzeigt (z. B. „DE“ für Deutsch).

„Bearb.:“- Zahnrad-Button: Über diesen Knopf kann ein zusätzliches Dialogfenster „General Settings: Infos Appointment & Reminders“ angezeigt werden, in dem Grundeinstellungen und Textbausteine für jede unterstützte Sprache definiert werden können. Hier findet sich auch die Definition für den Textbaustein #mailSignature# zur Definition der Mail-Signatur der Templates.

Im rechten Bereich des Programmfensters wird der Inhalt des Templates angezeigt.

Soll eine bestimmte E-Mail-Vorlage (z. B. für den Rechnungs-Versand) nicht auf dem iPad angezeigt werden, kann die Option „Template nicht auf iPad anzeigen“ aktiviert werden.

Tab „Inhalt und „Einstellungen“ wechselt die Anzeige zwischen dem eigentlichen Inhalt des Templates und den Sprach- und Standard-Einstellungen für das Template.

Folgende Konfigurationen können hier getätigt werden:

Betreff: Der Text, der als Betreff der Mail verwendet werden soll. Im rechts davon angezeigten Einblendmenü können die für dieses Feld zur Verfügung stehenden Textbausteine gewählt werden.

Betreff 2: Wird automatisch bei Termin- und Rechnungs-Templates verwendet, wenn mehr als ein Termin oder Rechnung in der E-Mail versendet werden soll.

BodyText: Der hier hinterlegte Text ersetzt in der E-Mail den Textbaustein #BodyText#. Die für dieses Feld zur Verfügung stehenden Textbausteine können aus dem rechts daneben angezeigten Einblendmenü gewählt werden.

BodyText 2: Der hier hinterlegte Text ersetzt in der E-Mail ebenfalls den Textbaustein #BodyText#. Er wird dabei automatisch verwendet, wenn mehr als ein Termin oder Rechnung in der E-Mail versendet werden soll.

Mail-Text: In dem Textfeld wird der eigentliche E-Mail Text eingegeben. In dem rechts daneben befindlichen Einblendmenü können diverse Textbausteine eingefügt werden. Durch einen ctrl- oder Rechtsklick können aus einem dann angezeigten Kontextmenü Formatierungen für den E-Mail-Text gewählt werden.

Button „URL“: Soll in der E-Mail auf eine klickbare Webseite verwiesen werden, kann über diesen Knopf ein Dialog geöffnet werden, in dem Sie den Anzeigenamen der URL und die eigentliche, vollständige URL eingeben können, die beim Mausklick auf den Anzeigenamen geöffnet werden soll.

„Zahnrad“-Button: Mit dem Befehl „Alle Formatierungen in der E-Mail entfernen“ können alle in dem Template verwendeten Formuatierungen, wie z. B. Schrift und Fettdruck, gelöscht werden.

Mit dem Befehl „Kopiere den E-Mail Text in die Zwischenablage“, kann der E-Mail-Text in die Zwischenablage kopiert werden. Vorhandene Formatierungen werden dabei in Form von HTML / CSS Format-Anweisungen mit kopiert. Möchten Sie nur den reinen Text kopieren, müssen Sie vorher den Befehl „Alle Formatierungen in der E-Mail entfernen“ aufrufen.

E-Mail Anhänge: Für jede Template-Sprache können eigene Anhänge angefügt werden.

Einstellungen Sprache: Dieser Block enthält die zwei Optionen für die jeweilige Sprache des gewählten Templates.

Die Template-Sprache kann für E-Mails verwendet werden: Diese Option sollte erst aktiviert werden, wenn Betreff und Inhalt der verwendeten Sprache komplett übersetzt wurde.

Standard-Sprache von diesem Template (wird für Patienten verwendet, deren Sprache nicht unterstützt wird): Bei jedem Template kann nur eine Sprache als Standardsprache definiert werden. Wollen Sie diese Einstellungen ändern, rufen Sie aus dem Einblendmenü „Sprache“ die gewünschte Sprache aus und aktivieren diese Checkbox.

Standard Einstellungen für alle Sprachen dieses Templates: Hier werden die Optionen angezeigt, die auf allen hinterlegten Sprachen des gewählten Templates angewendet werden.

Template-Typ: Es gibt z. Zt. 11 Template-Typen. Mehr Infos hierzu finden Sie im Handbuch unter „E-Mail-Vorlagen“ / "Template-Typ".

Mail-Typ (als Markierung der Mail im Mail-Archiv): Hier kann der Mail-Typ gewählt werden (z. B. „Info-Mail“) der im Mail-Archiv des Patienten in der Spalte „Mail-Typ“ angezeigt werden soll. Mehr Infos hierzu finden Sie im Handbuch unter „E-Mail-Vorlagen“ / "Zuweisung Mail-Typ".

Journal-Typ (zum anlegen von Journal-Eintrag nach versenden der E-Mail): Hier kann ein bestimmter Journal-Eintrag ausgewählt werden, zu dem im Journal des Patienten und nach versenden der E-Mail ein Journal-Eintrag vorgenommen werden soll. Mehr Infos hierzu finden Sie im Handbuch unter „E-Mail-Vorlagen“ / "Zuweisung Mail-Typ".

Sichere die E-Mail im ‘Patienten Mail-Archive’ nach versenden der E-Mail: Automatische und manuell versendete E-Mails werden bei aktivierter Option im Mail-Archiv des Patienten in der Patientenakte gesichert. Bei manuell versendeten E-Mails kann die Option im Versenden-Dialog deaktiviert werden.

Sende die Termin-Daten auch als ICS-Kalender Datei: Werden in der automatischen und manuell versendete E-Mails Termine versendet, können diese Termine zusätzlich als ICS-Kalender Datei versendet werden, damit der Empfänger diese in seine Kalender-Anwendung übernehmen kann, sofern das von ihm verwendete Betriebssystem dies unterstützt.

Für die Konfiguration wählen Sie unter dem Menü „Einstellungen“ den Befehl „E-Mail Vorlagen“. Klicken Sie dann auf den Plus-Button im linken oberen Tab-Bereich und nachfolgend den Befehl „Neues Template“.

Auf der rechten Tab-Seite können Sie nun im Eingabefeld „Beschreibung“ dem neuen Template einen Namen geben sowie den Betreff und Inhalt (Text und Anhänge) der E-Mail-Vorlage bestimmen. Wenn Sie einen Link in Ihre Vorlage konfigurieren möchten, können Sie dies über den URL-Button tun.

Hinweis: Mögliche Textbausteine für E-Mail-Vorlagen finden Sie entweder rechts neben dem E-Mail-Textfeld unter dem Dreieck-Button oder in der „iCare Hilfe“ unter Textbausteine / Vorlagen / "E-Mails".

Zudem können Sie über das Auswahlmenü „Sprache“, im oberen rechten Tab-Bereich, die Vorlage in verschiedenen Sprachen im System hinterlegen. Dies sind z. Zt.: Deutsch (DE), Deutsch-Du (DE-DU), Dänisch (DK), Englisch (EN), Spanisch (ES), Französisch (FR) und Italienisch (IT).

In Abhängigkeit der gewählten Sprache im Patienten-Fenster wird beim automatischen-Mail Versand oder der manuellen Auswahl der Mail-Funktion, das passende Template gewählt. Wurde eine beim Patienten hinterlegte Sprachen noch nicht als Template-Sprache hinterlegt und aktiviert, wird auf die Standard-Sprache des Templates umgeschaltet.

Damit das neue Template als E-Mail-Vorlage im E-Mail-Versand-Programmfenster (Patienten-Fensters) auswählbar ist, muss im Tab-„Inhalt“ die Checkbox „Das Template kann für E-Mails genutzt werden“ sowie im Tab-„Einstellungen“ die Checkbox „Die Template-Sprache kann für E-Mails verwendet werden“ aktiv sein.

Zum Bearbeiten der bereits bestehenden E-Mail-Vorlagen (Templates) wählen Sie unter dem Menü „Einstellungen“ den Befehl „E-Mail Vorlagen“ und klicken Sie in der Liste im linken Tab-Bereich auf das gewünschte Template. Nun können Sie im rechten Tab-Bereich Ihre Änderungen vornehmen. Zum Löschen eines Templates klicken Sie auf die Mülltonne im oberen linken Tab-Bereich und bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit ja.

Hinweis: Mögliche Textbausteine für E-Mail-Vorlagen finden Sie entweder rechts neben dem E-Mail-Textfeld unter dem Dreieck-Button oder in der „iCare Hilfe“ unter Textbausteine / Vorlagen / "E-Mails".

Wenn Sie die Reihenfolge verändern wollen, in der die E-Mail-Vorlagen (Templates) im E-Mail-Versand-Programmfenster (Patienten-Fenster) angezeigt werden, können Sie dies im Menü „Einstellungen“ unter dem Punkt „E-Mail Vorlagen“ tun.

Die Reihenfolge der E-Mail-Vorlagen kann einfach per Drag & Drop im linken Tab-Bereich verändert werden. Ein extra Sichern der neuen Position ist nicht notwendig, da diese durch den Drag & Drop-Vorgang übernommen wird.

Zudem können Trennstriche in die Ansicht eingefügt werden, um beispielsweise thematisch zusammengehörende E-Mail-Vorlagen (Templates) für den Anwender optisch zu gruppieren. Einen Trennstrich können Sie über den Plus-Button im oberen linken Tab-Bereich auswählen und einsetzen.

Soll ein neues Template oder ein neuer Trennstrich an einer bestimmten Stelle eingefügt werden, muss die Zeile markiert werden unterhalb derer das neue Template angezeigt werden soll. Diese Position kann natürlich nachträglich durch Drag & Drop wieder verändert werden.

E-Mail-Vorlagen (Templates) können ein oder mehrere Mail-Typen zugeordnet werden, um z.B. versendete E-Mails später im Mail-Archive des Patienten (Patienten-Fenster) besser zu ordnen und zu sichten oder zur automatischen Dokumentation im Journal-Tab in der Patientenakte.

Um den Mail-Typ zu konfigurieren, gehen Sie im Menü Einstellungen auf den Punkt „E-Mail-Vorlagen“. Wählen Sie das gewünschte bereits bestehende Template aus oder legen Sie ein neues Template an und öffnen Sie im rechten Bereich das Tab „Einstellungen“.

Es gibt zwei Arten bzw. Einstellungen von Mail-Typen:

• Mail-Typ (als Markierung der Mail im Mail-Archiv): Standard-Typ, der über den „Zahnrad“-Button angelegt und über den „Stift“-Button bearbeitet werden kann, z.B. als „Info-Mail“, „Appointment“, „Vortrag“ etc.

• Journal-Typ (zum Anlegen von Journal-Eintrag nach versenden der E-Mail): Journal-Type, der in der Liste der Mail-Typen durch den Platzhalter „[Journal-Type]“ eingefügt wird. Bei der Auswahl eines Mail-Typs wird dieser Platzhalter durch die entsprechenden Journal-Einträge / Kategorie ersetzt, die im Menü Einstellungen unter dem Punkt „Journal Daten“ definiert sind und denen das Merkmal „MT durch einen Mausklick zugewiesen ist (das Kürzel „MT“ wird als Abkürzung für „Mail-Type“ verwendet).

Zur Konfiguration eines Templates als Journal-Typ, klicken Sie auf den Zahnrad-Button und wählen die gewünschten Begriffe durch Klicken in die jeweilige Checkbox. Nach Bestätigung der Auswahl werden diese im Mail-Template angezeigt, hier als Beispiel „Übung-HWS“ und „UT-Blätter“:

Hinweis! Die Inhalte des Programmfensters „Bitte Journal-Typ wählen“ können Sie unter Einstellungen / Journal-Daten bearbeiten. Durch Klicken des „Stift“-Buttons gelangen Sie direkt zum Programmfenster „Journal-Daten“. Alle mit dem Merkmal „MT“ werden hier als Checkbox zur Auswahl gelistet (siehe auch Beschreibung oben).

Wird nun eine E-Mail mit diesem Template erstellt und versendet, wird (wie hier im Beispiel) automatisch im Journal-Tab (Patienten-Fenster) des Patienten für den Mail-Type „Übung-HWS“ und „UT-Blätter“ ein Datumseintrag vorgenommen. Da diese Mail-Typen zur Journal-Kategorie „Correspondence“ gehören, werden diese unter der Kategorie „Korrespondenzen“ angezeigt.

Für den automatische E-Mail-Versand müssen die E-Mail-Vorlagen einem bestimmten Template-Typ zugewiesen werden. Hinweis! Die meisten Template-Typen können jeweils nur einer einzigen E-Mail-Vorlage (Template) zugewiesen werden. Bitte beachten Sie die System-Hinweise!

Unter dem Tab „Einstellungen“ im rechten Eingabebereich finden Sie unter dem Auswahlmenü „Template-Typ“ folgende Typen:

• Mail-Template: Einem neuen Template wird automatische dieser Type zugwiesen.

• Standard Mail: Template für eine „automatische“ normale E-Mail, welche entsprechend als E-Mail-Vorlage (Template) eingerichtet.

• Appointment Mail: Template für den einmaligen automatisches Mail-Versand an Patienten mit den gebuchten Terminen.

• Reminder Mail: Template für den einmaligen automatisches Mail-Versand an Patienten mit dem nächsten anstehenden Termin.

• Time-Changed Mail: Template für den einmaligen automatisches Mail-Versand an Patienten bei erfolgter Terminverschiebung.

• Reminder for new Appointment: Template für den einmaligen automatisches Mail-Versand an Patienten, wenn aufgrund des gewählten Intervalls die nächste Behandlung erfolgen soll, aber noch kein Termin gebucht wurde.

• How are you: Template für den Versand von Anfrage an Patienten, die längere Zeit nicht mehr in Behandlung waren und bei denen man sich nach ihrem Verbleib erkundigen möchte.

• Send Invoice: Template für den Versand von Rechnungen im Mail-Anhang.

• Send Receipt: Template für den Versand von Quittungen im Mail-Anhang.

• Send first appointment to a doctor: Template für den Versand einer Info-E-Mail bezüglich des ersten Termins eines Arbeitstages am Folgetag. So weiß beispielsweise der Arzt bzw. Behandler, wann am Folgearbeitstag sein erster Termin ist, ohne dass der Arzt in den iCare-Kalender schauen muss. Hinweis! Der E-Mail-Versand erfolgt an alle Ärzte, bei denen die entsprechende Option in der Benutzerverwaltung aktiviert ist (siehe „Einstellungen“ / Benutzer konfigurieren / Option II).

• Storno Appointment: Diese Template-Typ wird beim Löschen von Terminen verwendet. Er kann an mehr als ein Template vergeben werden.