Kalender

Der Kalender dient der Terminvergabe für Patienten, aber auch für andere Termine, beispielsweise können hier Team Meetings, Vorträge, Telefonate, Handwerker, Bewerbungsgespräche oder ähnliches geplant, organisiert und gemanagt werden.

Hinweis! Die Kalender-Grundkonfiguration können Sie im administrativen Bereich unter Einstellungen / Kalender konfigurieren vornehmen. Weitere Funktionen und Darstellungen in Verbindung mit dem Kalender können zudem noch unter „Einstellungen“ / "Allgemeine Eistellungen" / „Optionen“ (Kalender) eingestellt und automatisiert werden.

Die nötigen Rechte, um in den Einstellungen arbeiten zu können, müssen im Benutzer Setup entsprechend freigeschaltet werden. Die Freischaltung kann nur ein Benutzer mit administrativen Rechten vornehmen.

So ist beispielsweise der iCare Kalender kompatibel mit dem iCloud-Kalender, d.h. die Termine können bei Bedarf in den iCloud-Kalender kopiert werden. Die Einstellungen dazu können vom Administrator unter "Allgemeine Einstellungen" / Option (Kalender) vorgenommen werden.

Zudem besitzt iCare die Funktion eines Online-Booking Tools. Patienten können ganz einfach ihre Termine selbst online buchen, die automatisch in den iCare Kalender übertragen werden. Die Einstellungen dazu können vom Administrator unter "Allgemeine Einstellungen" / Online Termin-Buchung vorgenommen werden.

Es bestehen verschiedene Möglichkeiten im Kalender zu einem bestimmten Datum zu navigieren. Der aktivierte Kalendertag wird dabei blau markiert angezeigt:

• Der Button „Heute“ zeigt den aktuellen Tag an, während durch Eingabe eines bestimmten Datums, oder die Auswahl aus dem Kalender-Pop Up (Kalender-Icon), zu dem gewählten Datum gewechselt wird.

• Ein anderer Termin kann auch durch Klicken auf einen der angezeigten Datumbuttons gewählt werden.

• Über die Pfeile rechts und links neben der KW kann das Datum wochen- oder monatsweise vor- oder zurückbewegt werden.

• Durch das Klicken auf den Button „Woche“ kann die Datums- und Terminanzeige in vorgegebenen Zeiträumen verändert werden.

Durch das Klicken auf den kleinen Button + erscheint das Fenster „Neuer Termin“. Hier kann ein zusätzlicher / neuer Termin bzw. Terminzeit in den Terminkalender eingefügt werden. Im angezeigten Fenster wählen Sie Termintyp und Terminzeit und bestätigen Ihre Auswahl durch Klicken des kleinen Hakens.

Wählen Sie im Kalender die Terminzeit aus, bei welcher Sie den Termintyp verändern wollen. Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf die Patientenanzahl (Linke Tabellenspalte) können Sie für die ausgewählte Terminzeit einen anderen Termintyp auswählen und ändern.

Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf die Zeitzeile einer Terminzeit, können Sie die ausgewählte Terminzeit / Termintyp, nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage, löschen.

Durch Klicken auf das Auswahlfeld „Alle Ärzte“ können Sie einen bestimmten Arzt, Chiropraktor bzw. Behandler mit seinen Terminen einzeln im Kalender anzeigen lassen.

Durch Doppelklick auf die gewünschte „Zeitzeile“ im Kalender können Sie ein Patient in den ausgewählten Termin-Zeitslot eintragen, sofern der gewünschte Patient bereits in der Patientenkartei angezeigt wird.

Durch das Anklicken des Patientennamens rechts in dem Kalender-Programmfenster (Anzeige-Fenster „Patient“) können Sie den Termin über den Button „Löschen“ löschen. Nach dem Anklicken des Buttons „Löschen“, wird ein Dialogfenster angezeigt. Hier können Sie den Grund für die Terminabsage eintragen.

Durch die Auswahl „Abwesend“ oder „Abwesend & no show“, können Sie den gelöschten Termin mit dem Grund der Absage in der Patientenkartei speichern. Durch die Auswahl „Löschen“ wird der Termin gelöscht ohne, dass eine Dokumentierung der Terminlöschung erfolgt.

Bei Auswahl „Abwesend“ oder „Abwesend & no show“ wird der gelöschte Termin in der Patientenkartei, im Tab „Termine“ unter dem Button „Abläufe“ gespeichert und kann mit der „Zeige“-Option „Zeige nicht erschienen“ eingeblendet werden. Zudem erfolgt die Dokumentation zusätzlich unter der Anzeige „Letzte 12 Monate / Abwesend“.

Option: gelöschte Termine in der Evaluation speichern:

Wenn ein Patient einen Termin absagt oder nicht erscheint, muss dieser Termin aus dem Tageskalender gelöscht werden. In dem Löschdialog „Absent / Delete Time“ gibt es eine Option „Speichere auch als Evaluation-Info“.

Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird der von Ihnen eingegeben Text als Evaluation-Eintrag bei diesem Patienten mit Ihrem hinterlegten Benutzerkürzel, Datum und Uhrzeit der Absage angelegt. Sollte dieser Eintrag aus dem Evaluationsliste nachträglich gelöscht werden, wird damit aber nicht gleichzeitig der ‘Abwesend’ Eintrag gelöscht!

1. Tipp: Sie können den Evaluation-Eintrag auch nachträglich anlegen. Öffnen Sie dazu den gewünschten Patienten im Hauptfenster und wählen den abgesagten Termin aus dem „Abwesend“-Menü. Im angezeigten Bearbeitungsfenster können Sie nun ebenfalls die Option „Speichere auch als Evaluation-Eintrag“ aktivieren und mit OK bestätigen.

2. Tipp: Wenn Sie auch das Termindatum dokumentieren wollen und dieses vom aktuellen Tagesdatum abweicht, müssen Sie es im Bemerkungstext mit vermerken.

Storno E-Mail bei Terminabsagen

Soll ein Termin im Kalender oder direkt beim Patienten im Patienten-Fenster über den „Löschen“-Button gelöscht werden, können Sie mit dem Button „Sende E-Mail“ eine Stornobestätigung per E-Mail an den Patienten versenden. Im Löschen-Dialog wird automatisch ein definiertes Storno-Mail-Template ausgewählt.

Zur Überprüfung der E-Mail kann über den Button „Zeige Vorschau“ die Storno-E-Mail betrachtet werden. Sollen am Text Änderungen vorgenommen werden, können Sie aus dem „Zahnrad“-Button den Befehl „Öffne Mail-Dialog zur Bearbeitung“ wählen und die gewünschten Änderungen vornehmen.

Der Template-Type „Storno appointment“ kann mehr als einem Mail-Template zugewiesen werden, so dass Templates für unterschiedliche Storno-Gründe angelegt werden können. Wurde mehr als ein Storno-Template angelegt, werden diese ebenfalls beim Klicken auf den „Zahnrad“-Button angezeigt und können bei Bedarf direkt gewählt werden.

Durch das Anklicken des Patientennamens rechts in dem Kalender-Programmfenster (Anzeige-Fenster „Patient“) können Sie den Termin über den Button „Verschieben“ auf eine andere Urzeit / Datum verlegen.

Sobald Sie auf den Button „Verschieben“ klicken, fängt der Button „Einfügen“ rot an zu blinken. Jetzt kann die neue gewünschte Uhrzeit / Datum ausgewählt werden und über den Button „Einfügen“ in den Kalender eingefügt werden.

Für jeden ausgewählten Tag, Termin-Zeitslot und gebuchten Patienten lassen sich zusätzliche Informationen im Eingabefenster „Infos für:“ (rechts unten in dem Kalender-Programmfenster) eingeben und speichern.

Wählen Sie, je nach Informationsziel, den Button „Tag“, „Zeit“ oder „Patient“ und tragen die gewünschten Infos ein. Zum Beispiel können über diese Funktion Teammeetings, Telefonate, Handwerker oder ähnlich in den Kalender eingetragen werden.

Infos für den Tag speichern:

Wählen Sie das gewünschte Datum, klicken Sie auf den Button „Tag“ und tragen Sie die Infos in das Eingabefeld ein. Die Infos bleiben im Kalender gespeichert und werden bei Aufruf des Datums im Eingabefeld „Tag“ angezeigt.

Infos für die Zeit (Zeitslot) speichern:

Klicken Sie auf die gewünschte Zeitzeile, anschließend auf den Button „Zeit“ und tragen Sie die Infos in das Eingabefeld ein. Die Infos bleiben im Kalender gespeichert und werden bei Aufruf des Datums markiert in der Kalender-Zeitzeile und im Eingabefeld „Zeit“ angezeigt.

Infos für den Patient speichern:

Klicken Sie die gewünschte Zeitzeile an, danach den Patientennamen rechts in dem Kalender-Programmfenster (Anzeige-Fenster „Patient“) und anschließend den Button „Patient“ (rechts unten in dem Kalender-Programmfenster) und tragen Sie die Infos in das Eingabefeld ein. Die Infos bleiben im Kalender gespeichert und werden bei Aufruf des Datums markiert in der Kalender-Zeitzeile / Patientennamen und im Eingabefeld „Patient“ angezeigt. Zusätzlich wird die Information auch in der Patientenakte unter dem Tab „Termine“ angezeigt.