Das System iCare bietet viele Funktionen im Praxis- & Patientenmanagement Bereich.
Ein wichtiges Tool ist hierbei die Vereinfachung von Arbeitsabläufen über die Automatisierung von E-Mails, sowohl für den Patienten als auch für den Behandler / Chiorpraktor oder das Praxis-Team, wie beispielsweise Termin- und Stornierungsbestätigungen, Bewertungsanfragen, Erinnerung zur Terminvereinbarung, Versenden von Übungen an den Patient, Zusendung von Arbeitsplänen ans Team und vielen mehr.
Für die Automatisierung der verschiedenen Texte stehen Ihnen verschiedene Textbausteine zur Verfügung:
Diese E-Mail-Textvorlage ist für das Versenden von aktuellen Arbeitsplänen an den Behandler / Chiropraktor. Für den Template-Typ „Send first appointment to doctor“ gibt es Textbausteine, die nur in diesem Kontext verwendet werden können:
Jeweils für den nächsten Tag werden die folgenden Textbausteine eingesetzt:
#TType#: Enthält den Namen des ersten Termins des jeweiligen Behandlers / Chiropraktors.
#TTypelist#: Enthält die Liste der Namen der Neupatienten-Terminarten und wie oft sie an dem tag bislang vergeben wurden.
#TTypelistWithDescriptions#: Enthält die Liste aller vergebenen nicht Neupatienten-Terminarten, wie oft sie bislang vergeben wurden und die Uhrzeit, zu der der erste Patient mit dieser Terminart kommt.
Zusätzlich können folgende Textbaustein sinnvoll verwendet werden:
#TDate# und #TTime# zur Anzeige der Uhrzeit des ersten Termins an diesem Tag.
#TCount# für die Anzahl an Terminen, die bislang insgesamt für den Tag vergeben wurden.
#UserShortName#: Der Kurzname des Empfängers der jeweiligen E-Mail. Wurde kein Kurzname in den Benutzereinstellungen eingegeben, wird der Benutzername verwendet.
Der Inhalt des Mail-Templates könnte also z. B. so aussehen:
Hallo #UserShortName#,
dein erster Termin am #TDate# ist um #TTime#. Erste Terminart: #TType#.
Du hast bislang #TCount# Termine, davon: #TTypelist#
Die übrigen Termine sind wie folgt: #TTypelistWithDescriptions#
Die E-Mail würde beim Empfänger wie folgt ankommen:
Hallo Efe,
dein erster Termin am 25.03.24 ist um 10:00 Uhr. Erste Terminart: Behandlung.
Du hast bislang 9 Termine, davon: Neuer Patient: 3 Sonstige: 6
Die übrigen Termine sind wie folgt: Behandlung: 5, erste um 10:00 Uhr Untersuchung: 1, erste um 17:40 Uhr.
Hinweis: Damit diese E-Mail am Vorabend versendet werden können, müssen die folgenden drei Optionen in iCare aktiviert / eingegeben werden:
Möchten Sie bei bestimmten E-Mails, z. B. Zahlungserinnerungen, eine förmliche Anrede verwenden obwohl bei den Patientendaten (Patienten-Fenster) eine persönliche Anrede wie „Lieber … “ gespeichert wurde, kann man den Textbaustein „#FormalSalutation#“ in Verbindung mit den Textbausteinen „#PFName# und „#PLName#“ einfügen.
Wurde dem Patienten das Merkmal „Herr“ zugewiesen, wird die Textbausteinkombination „#FormalSalutation# #PLName#“ersetzt durch die förmliche Anrede „Sehr geehrter Herr Mustermann“.
Für eine persönliche Anrede in einer E-Mail gibt es zwei Textbausteine:
#PersonalSalutation# - in Verbindung mit den Textbausteinen „#PFName#“ wird „Frau“ ersetzt z.B. durch die Anrede „Liebe Anna“ bzw. „Herr“ durch die Anrede „Lieber Max“.
#HelloSalutation# - in Verbindung mit den Textbausteinen „#PFName#“ wird „Frau“ ersetzt z.B. durch die Anrede „Hallo Anna“ bzw. „Herr“ durch die Anrede „Hallo Max“.
E-Mail-Anhänge, wie z.B. Rechnungen können passwortgeschützt versendet werden. Für den Mailversand gibt es folgenden Textbaustein:
#mailPassword#
Wird dieser Textbaustein in einer E-Mail eingesetzt, wird er beim Versand der E-Mail durch das für den Patienten vergebene Passwort für den Mail-Anhang im Klartext (!) versendet. So können Sie Ihrem Patienten sein Passwort für den E-Mail-Anhang z.B. vorab zukommen lassen.
Weitere Infos zum Thema E-Mail-Anhänge mit Passwort versenden finden Sie im Handbuch unter Menü MedPlan / Patienten-Fenster / E-Mails verschlüsselt versenden.